Autorizaciones, poderes y representación

Una planificación adecuada permite decidir quién podrá ayudar o actuar en nombre de una persona si esta no pudiera gestionar por sí misma sus asuntos. Tras el fallecimiento, sin embargo, los poderes otorgados en vida dejan de servir con carácter general y deben actuar quienes acrediten legalmente su condición de herederos, albacea, contador-partidor, representante de la herencia o persona legitimada para cada trámite.

1. Autorización simple para una gestión concreta

Puede utilizarse para permitir que otra persona presente o retire documentos, solicite información o realice una actuación administrativa determinada. Debe identificar al autorizante, al autorizado y el trámite concreto. El organismo puede exigir su propio formulario, copia de los documentos de identidad o comparecencia personal.

2. Representación ante administraciones públicas

Puede conferirse para uno o varios trámites y, cuando el procedimiento lo permita, inscribirse en el registro electrónico de apoderamientos correspondiente. Conviene delimitar el organismo, las materias, la duración y las facultades concedidas.

3. Poder notarial especial

Autoriza únicamente actos determinados: vender o administrar un inmueble, operar con una cuenta, cobrar cantidades, gestionar impuestos, comparecer en una herencia o firmar documentación específicamente descrita. Reduce el riesgo de una interpretación excesivamente amplia.

4. Poder notarial general

Puede comprender facultades amplias de administración y, si se expresa, actos de disposición. Debe redactarse con especial cuidado, pues vender, hipotecar, donar, renunciar a derechos, contratar préstamos o realizar operaciones de especial trascendencia suele requerir facultades expresas y suficientemente precisas.

5. Autorización o mandato bancario

Una entidad puede admitir personas autorizadas para operar en cuentas durante la vida del titular. El autorizado no se convierte en propietario del dinero y debe actuar dentro de las facultades concedidas. La autorización bancaria no sustituye un poder notarial cuando el acto exige una representación más amplia.

6. Autorizaciones sanitarias y acceso a información

Pueden designarse personas de confianza para recibir información, acompañar en gestiones o actuar como interlocutores. Para decisiones sanitarias futuras resulta especialmente relevante el documento de instrucciones previas o voluntades anticipadas, en el que puede nombrarse un representante sanitario conforme a la normativa aplicable.

7. Poder con cláusula de subsistencia

Puede otorgarse un poder ordinario estableciendo expresamente que continúe vigente aunque en el futuro la persona necesite apoyo para ejercer su capacidad jurídica. La escritura debe indicar las facultades, controles, forma de acreditación de la situación y posibles causas de extinción.

8. Poder preventivo para el supuesto de necesitar apoyo

También puede preverse que el poder solo comience a utilizarse cuando se produzca la situación indicada por el otorgante. Es recomendable concretar cómo se acreditará esa circunstancia, qué facultades tendrá el apoderado y qué controles o rendición de cuentas deberán respetarse.

9. Autocuratela: propuesta y exclusión de personas

En escritura pública una persona puede proponer quién desea que sea su curador si en el futuro fuera necesaria esta medida, establecer reglas sobre su funcionamiento y excluir expresamente a determinadas personas. La autoridad judicial deberá tener en cuenta estas previsiones en los términos legalmente establecidos.

10. Salvaguardas recomendables

• Nombrar sustitutos para el caso de renuncia, incapacidad, conflicto o fallecimiento del apoderado.
• Separar facultades personales, sanitarias, patrimoniales y empresariales.
• Exigir autorización conjunta para ventas, donaciones o disposiciones de especial importancia.
• Prever inventario, conservación de justificantes y rendición periódica de cuentas.
• Establecer prohibiciones frente a autocontratación, regalos o transferencias a favor del apoderado.
• Determinar quién puede solicitar información o controlar el ejercicio del poder.

Como regla general, el mandato y el poder se extinguen por la muerte del poderdante. Desde ese momento el antiguo apoderado no debe seguir operando en cuentas, vendiendo bienes, firmando contratos ni actuando como si representase al fallecido. La representación posterior nace de la condición de heredero, de un cargo sucesorio válido o de un poder nuevo otorgado por quienes estén legitimados.

1. Cónyuge o pareja superviviente

Puede solicitar las prestaciones que le correspondan en nombre propio, como la pensión de viudedad, y realizar trámites vinculados a sus propios derechos. El matrimonio o la convivencia no atribuyen por sí solos representación general sobre toda la herencia ni permiten disponer unilateralmente de bienes que pertenecían al fallecido.

2. Herederos

Quienes acrediten su condición pueden pedir información necesaria para conocer el caudal hereditario, intervenir en la aceptación y partición, tramitar impuestos y solicitar la entrega o adjudicación de los bienes. Cuando existen varios herederos, determinadas decisiones requieren la intervención o conformidad de todos.

3. Comunidad hereditaria

Hasta que se adjudican los bienes, los herederos pueden encontrarse en una situación de comunidad hereditaria. Para actos de administración ordinaria o conservación puede ser útil designar a una persona que coordine las gestiones; los actos de disposición o partición exigen respetar las facultades y mayorías legalmente aplicables.

4. Representante designado por los herederos

Los herederos pueden otorgar un poder notarial a uno de ellos o a un tercero para realizar gestiones concretas: tramitar la testamentaría bancaria, presentar impuestos, recoger documentos, firmar una escritura de aceptación y adjudicación o vender un bien, siempre que el poder contenga facultades suficientes.

5. Albacea y contador-partidor

El testador puede haber nombrado albacea para ejecutar su voluntad y contador-partidor para practicar la partición. Sus facultades dependen del testamento y de la ley; no debe presumirse que cualquiera de estos cargos permite realizar todos los actos posibles sobre la herencia.

6. Representante de un heredero menor o que precise apoyo

Actuará quien ostente la representación legal o la medida de apoyo correspondiente. Si existe conflicto de intereses con el representante, puede ser necesario el nombramiento de defensor judicial y, para determinados actos, autorización judicial.

Solicitud de pensión de viudedad, orfandad o favor de familiares

La persona beneficiaria puede presentar la solicitud directamente o mediante representante. En este último caso debe acreditarse la representación conforme al canal utilizado. El cónyuge superviviente solicita su propia pensión; no lo hace como heredero del fallecido.

Relación con entidades financieras

Para obtener información suelen solicitarse el certificado de defunción, el certificado de últimas voluntades y el testamento o la declaración de herederos. Para disponer de fondos o adjudicar productos se requerirá además la documentación de aceptación, partición y adjudicación, así como la justificación fiscal que proceda.

Seguros de vida y decesos

El beneficiario de un seguro ejercita un derecho propio derivado de la póliza y no necesariamente actúa como heredero. Un familiar puede presentar documentación en su nombre si acredita una autorización o representación válida.

Agencia Tributaria, comunidad autónoma y ayuntamientos

Puede designarse representante para declaraciones censales, IRPF del fallecido, Impuesto sobre Sucesiones, plusvalía municipal y otros trámites. La forma de acreditar la representación depende del organismo, del procedimiento y de si la actuación es presencial o electrónica.

Notaría, registros y venta de bienes

Un heredero puede comparecer personalmente o mediante poder notarial suficiente. La aceptación, renuncia, partición, adjudicación, venta o hipoteca de bienes exige que el poder describa de forma adecuada las facultades necesarias.

Servicios funerarios y gestiones inmediatas

Un familiar puede contratar el servicio funerario o comunicar el fallecimiento sin haber completado todavía la declaración de herederos. Ello no le confiere por sí mismo facultades generales para administrar o disponer del patrimonio hereditario.

• Documento de identidad del interesado y del representante.
• Autorización firmada, poder notarial o inscripción en un registro de apoderamientos.
• Certificado literal de defunción.
• Certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad.
• Copia autorizada del testamento o acta de declaración de herederos.
• Escritura o documento de aceptación, partición y adjudicación de la herencia.
• Acreditación del cargo de albacea, contador-partidor, curador o defensor judicial.
• Justificante de presentación o pago de los impuestos correspondientes.
• Formularios específicos exigidos por cada administración, banco o aseguradora.

• Evitar poderes genéricos descargados de internet para operaciones patrimoniales importantes.
• Revisar periódicamente los poderes y revocar los que ya no respondan a la voluntad del otorgante.
• Entregar copias solo a personas de confianza y conservar localizada la escritura original.
• Informar a familiares de la existencia de poderes preventivos, voluntades anticipadas y testamento.
• Solicitar al notario que adapte las cláusulas a la situación familiar, patrimonial y empresarial.
• Tras el fallecimiento, suspender el uso de tarjetas, claves y autorizaciones del fallecido.